Tworzenie Skutecznych Nazw i Opisów Zadań w Zarządzaniu Projektami

Dobrze przemyślana nazwa zadania ułatwia organizację przepływu pracy w firmie i pozwala pracownikom/kontrahentom zrozumieć, czego od nich oczekuje się.

Istnieje kilka prostych zasad tworzenia nazwy zadania:

1. Nazwa powinna zaczynać się od czasownika, który odpowiada na pytanie, co zrobić. Na przykład: „ustalić, co spowodowało pojawienie się duplikatów stron” zamiast „skąd biorą się duplikaty stron”.
2. Nazwa zadania powinna mieć jasny i zwięzły język. Na przykład: „Znajdź i usuń ukrytą treść” zamiast „Zajmij się ukrytą treścią”. To drugie nie wskazuje właściwie, co zrobić z ukrytą treścią, podczas gdy pierwsze daje jasny i prosty zestaw instrukcji.
3. Nazwa powinna odzwierciedlać to, co chcesz zobaczyć w ostatecznym wyniku zadania, a nie tylko proces. Na przykład: „Dodaj link do pobrania certyfikatu na karcie produktu” zamiast „Dodaj link do certyfikatu”, lub „Skompresuj wszystkie duże obrazy do 300KB” zamiast „Skompresuj duże obrazy”.
4. Gdzie to konieczne, użyj parametru ilościowego w tytule. Na przykład: „Opracuj 3 opcje układu strony głównej” zamiast „Opracuj opcje układu strony głównej”. Używając języka ilościowego, jasno określasz swój cel, co chcesz otrzymać, zamiast zostawiać to do zgadywania przez pracownika.
5. Nazwa zadania powinna być krótka. Wszelkie szczegóły powinny być pozostawione dla opisu zadania. Na przykład: „Zoptymalizuj 20 stron w sekcji diagnostycznej” jest lepsze niż „Zoptymalizuj 20 stron w sekcji diagnostycznej. Skup się głównie na stronach poświęconych diagnostyce samochodów krajowych”. Jak widzimy, druga opcja daje zbyt wiele informacji w tytule i może clutterować tablice projektu. To lepiej zostawić dla opisu zadania.
6. Nie używaj skróconego języka ani slangu. Lepiej pisać w sposób, w którym możesz być pewien, że użytkownik (np. osoba wykonująca zadanie) będzie w stanie zrozumieć.

Jak Napisać Skuteczny Opis Zadania

Zwięzły i dobrze napisany opis jest niezbędny do utrzymania spójnego i dokładnego przepływu pracy. Gdy jest dobrze napisany, pracownik wykonujący zadanie nie będzie musiał ciągle podwójnie, potrójnie sprawdzać swojej pracy z osobą ustawiającą zadanie. A osoba ustawiająca zadanie również będzie mniej skłonna do żądania przepisania, zmian itp. To prowadzi do mniejszego tarcia i marnowania czasu dla wszystkich.

Więc, co powinien zawierać opis zadania:

1. Opis powinien być tak szczegółowy, jak to możliwe, ale jednocześnie zawierać tylko informacje istotne dla tego konkretnego zadania. Jeśli zadanie wydaje się zbyt skomplikowane do opisania, może warto podzielić je na kilka mniejszych i prostszych zadań.
2. Opis powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje dla pracownika, aby mógł wykonać zadanie. Może to obejmować:
   • URL-e stron witryny
   • Dane dostępu
   • Tekst kotwicy
   • Słowa kluczowe
   • Słowa stop
   • Raporty witryny
   • Konkretne żądania omówione z klientem
   • Wszelkie inne szczegóły związane z zadaniem
3. Język używany w opisie nie powinien być niejednoznaczny ani używać skrótów i powinien oferować więcej informacji użytkownikowi niż tytuł. Na przykład: „Zoptymalizuj 20 stron w sekcji diagnostycznej witryny. Skup się na stronach związanych z samochodami krajowymi” byłoby lepsze w tym celu niż „Zoptymalizuj 20 stron w sekcji diagnostycznej”, co daje mniej jawnych instrukcji użytkownikowi.
4. Opis powinien zawierać wyjaśnienie, dlaczego to zadanie jest ważne dla ogólnego projektu. To pomaga dać pracownikowi lepsze pojęcie, dlaczego wykonuje zadanie i jak to pasuje do większego celu.
5. Jeśli masz jakieś dodatkowe informacje ułatwiające zadanie, to również powinny być uwzględnione, takie jak:
   • Odniesienia do poprzednich projektów, w których wykonano podobne zadania.
   • Przykłady udanych rozwiązań z witryn konkurentów.
   • Przykłady nieudanych decyzji na podstawie doświadczenia.
   • Pomocne wskazówki – takie jak od czego zacząć, które usługi używać itp.

   Ogólnie rzecz biorąc, opis nie powinien być długim esejem, który wykonawca zadania musi godzinami próbować strawić. Zamiast tego powinien zawierać zwięzłe szczegóły na temat tego, co jest potrzebne, aby użytkownik mógł pomyślnie ukończyć zadanie. Takie jak cele, terminy, linki do przydatnych zasobów, pliki itp. Jeśli to będzie miało na uwadze, nie powinieneś mieć problemu z tworzeniem łatwych do czytania nazw i opisów zadań.